W tych trudnych czasach spoczywa na Tobie nie tylko obowiązek sprawnego zarządzania firmą, ale także efektywnej polityki human resources. Jak podkreślają autorzy raportu „Trust and the Coronavirus” agencji Edelman, dla aż 63% respondentów komunikacja z pracodawcą jest najbardziej wiarygodnym źródłem informacji. Pamiętaj, to od tego, jak się komunikujesz z pracownikami, zależy ich samopoczucie w pracy, poziom lęku i komfort, co jednoznacznie wpływa na jakość wykonywanych zadań.
O czym powinien więc mówić pracodawca?
- Edukuj – podstawowe kroki, procedury, miejsca wsparcia – stwórz dla swoich pracowników przewodnik po miejscu pracy w nowych realiach. Używaj prostych komunikatów.
- Wzbudzaj empatię – wykazuj się zrozumieniem. Sytuacja jest trudna nie tylko dla Twojego biznesu. Implikuje zmiany w życiu każdego z pracowników. W tym czasie częściej dbaj o aktualizowanie wiedzy o swoich podwładnych, wykazuj się zrozumieniem, elastycznością i tolerancją na popełniane błędy.
- Staraj się – pokaż, że robisz, co w Twojej mocy, by zachować bezpieczeństwo pracy. Zakup zapas odzieży ochronnej, wprowadź zasady bezpiecznego przebywania w miejscu pracy, na przykład regulując godziny przerw, by nie odbywały się one jednocześnie. Pokazuj, że zależy Ci na tym, by suchą nogą, bezpiecznie przeprowadzić firmę przez czas kryzysu.
- Podkreślaj, jak bardzo są istotni – dzięki odpowiednim komunikatom możesz motywować pracowników w chwilach zwątpienia. Publicznie doceniaj starania, podkreślaj wartość pracy jednostki dla całej firmy. Unikaj straszenia. Skupiaj się na chwaleniu się małymi sukcesami, nawet gdy cały organizm firmy przechodzi trudne chwile.
Stwórz zespół informacyjny
Jeśli zarządzasz dużą firmą, potraktuj kwestie komunikacyjne szczególnie poważnie. Rozważ powołanie zespołu osób odpowiedzialnych za komunikację działań firmowych. Taka „drużyna” powinna składać się z przedstawiciela działu HR, PR, członków zarządu i prawników. To pomoże nie tylko lepiej i kolektywnie zarządzać kryzysem, ale także wyśle Pracownikom czytelny sygnał o włączeniu maksymalnych starań.
Nie wywołuj paniki
Niezależnie od skali problemów, zachowaj spokój w relacjach z Pracownikami. Nie oznacza to ukrywania problemów – wręcz przeciwnie, bądź transparentny. Oczywiście w granicach, na jakie pozwala sytuacja Twojej firmy. To pozwoli uniknąć szerzenia się plotek i domysłów, które mogą torpedować firmę także wewnętrznie. Jeśli decydujesz się informować Pracowników o trudnej sytuacji, pokazuj im różne scenariusze działania i oferuj pomoc, na jaką możesz sobie pozwolić.
Zaproś do działania
Być może wśród Twoich Pracowników znajdują się osoby, które chcą działać społecznie i wspierać w ramach wolontariatu działania służb medycznych i bezpieczeństwa. Bądź otwarty na koordynowanie działań po stronie firmy, wysyłaj pozytywny sygnał o wsparciu dla tych działań oraz organizuj je zgodnie z zasadami bezpieczeństwa. Dzięki temu pracownicy będą mogli kumulować swoje emocje wokół pozytywnych działań, jednocześnie mocniej wiążąc się mentalnie z firmą. To właśnie jest przejaw społecznej odpowiedzialności biznesu.
Wprowadź narzędzia komunikacji home office
Jeśli to możliwe, dobrze zorganizuj pracę zdalną. Sprawdź narzędzia (wśród nich wiele bezpłatnych w tym okresie, takich jak Microsoft Teams), które pozwolą na koordynację i kontrolę działań podczas home office. Warto w tym czasie skorzystać z mediów społecznościowych, aplikacji mobilnych czy czatów. Lista możliwych rozwiązań jest długa, a stopień zaawansowania technologicznego – wysoki.
Mów i pisz
Rozsądnie wybieraj kanały komunikacji. Takie kwestie, jak informowanie o zakresie wyznaczonych zadań, staraj się publikować w wersji pisemnej. Jeśli chcesz porozmawiać o danym problemie, lepiej wybierz komunikator głosowy lub wideo, unikając możliwości różnych interpretacji wiadomości.
Ustal harmonogram
Wybierz stałą porę konferencji wideo. Daj pracownikom możliwość hierarchizacji czasu w domu i przyzwyczajenia się do pewnych zachowań, które na co dzień w biurze są normalne. To wzbudzi poczucie bezpieczeństwa i stabilności firmy.
*
Jak widzisz, lista działań PR na ten okres jest długa, ale wszystkie je można sprowadzić do wspólnego mianownika: odpowiedzialności, zrozumienia i dbania o siebie nawzajem. Traktuj te trzy wartości jako wyznaczniki komunikacji nie tylko na ten okres.
Tekst pochodzi z poradnika Marketing vs. recesja. Strategia, narzędzia, działania. Jego pełną wersję znajdziesz tutaj.
