Event marketing od kilku lat jest jednym z coraz bardziej docenianych narzędzi do skutecznej komunikacji marketingowej, a jego popularność wciąż rośnie. Jeszcze parę lat temu był kojarzony z wigiliami firmowymi i integracją pracowników, dziś jest doceniany przez marketerów jako skuteczny środek spełniania celów biznesowych.
Sytuacja uległa nieco zmianie w okresie pandemii. Część organizatorów szybko przystosowała się do nowej rzeczywistości i zdecydowała się na przeniesienie swoich eventów z offline’u do online’u. Potrzeba spotykania się nie zmalała w okresie pandemii, czego dowodem było oblężenie platform do zdalnej komunikacji, jakie miało miejsce w marcu. Mogliśmy zauważyć brak kamerek internetowych w magazynach dostawców sprzętu elektronicznego oraz wysyp webinarów, konferencji online czy transmisji koncertów nagrywanych w domach artystów. Organizatorzy, którzy znaleźli się w nowej sytuacji, często popełniali przy organizacji swoich eventów wiele błędów. Dlatego przygotowałam omówienie podstaw, o których trzeba pamiętać, organizując eventy online.
Puk puk.. jest tam kto? Czyli do kogo kierujemy nasz event
Niezależnie od formuły naszego wydarzenia postawą jest niezmiennie dobre zdefiniowanie grupy odbiorców. Ustalenie tego na samym początku ułatwi dobór treści, środków komunikacji i promocji. Pozwoli także uniknąć rozczarowania zarówno po Twojej stronie, jak po stronie uczestników, którzy oczekiwali czegoś innego.
Na tym etapie ważne jest, aby upewnić się, czy nasza grupa docelowa jest zainteresowana treścią, którą dla niej przygotowaliśmy – ze względu na sam jej charakter jak i czas. Można przygotować świetne szkolenie online o incentives jako elemencie motywowania pracowników, jednak w dobie pandemii nie zainteresuje ono managerów korporacji. Dlaczego? Ponieważ bardziej odpowiednie byłoby tu szkolenie o motywowaniu pracowników w czasie pracy zdalnej.
Jaki jest nasz cel, a co z tego będą mieli uczestnic?
Jednymi słowy, po co to robimy? Naszym celem może być przykładowo pozyskiwanie nowych klientów lub budowanie ich bazy, budowanie wizerunku naszej marki jako eksperta w danej dziedzinie, promocja nowego produktu lub usługi albo przekazanie ważnej informacji. Cel ustalaj zawsze w połączeniu z korzyścią dla grupy docelowej, dzięki temu będziesz mieć pewność, że zainteresujesz potencjalnych uczestników.
Wybierz odpowiednie narzędzie
Dwie poprzednie rady są uniwersalne przy organizacji wydarzeń offline i online. W przypadku tych drugich w dużej mierze Twój sukces zależeć będzie od doboru narzędzia, które wybierzesz do obsługi swojego wydarzenia.
Na samym początku zastanów się, jakie są twoje oczekiwania, i wypisz je wszystkie. Przemyśl:
- czy zależy Ci jedynie na możliwości transmisji wydarzenia czy możliwości interakcji z uczestnikami poprzez czat lub rozmowę video,
- dla ilu osób organizujesz wydarzenie,
- czy chcesz generować leady.
Na rynku jest wiele aplikacji i platform, które pomogą obsłużyć wydarzenie, ale Ty zwróć uwagę na ich techniczne możliwości i ograniczenia. Przykładowo z punktu widzenia organizatora webinarów istotna jest maksymalna możliwa liczba uczestników, na którą pozwoli narzędzie, uczestnictwo wielu prelegentów równocześnie, możliwość wgrywania dużych plików z prezentacją, udostępniania ekranu przez prelegenta, zadawania pytań, przeprowadzania ankiet, możliwości organizacji płatnych spotkań czy nagrywania.
Zwróć uwagę na to, jakie funkcje dodatkowe oferuje rozważana przez ciebie platforma lub aplikacja. Czy oferuje wsparcie związane z promocją, automatyzację i działaniami follow-up, które mogą być pomocne przy zwiększeniu konwersji, ułatwią relację z uczestnikiem i oszczędza Twój czas? Sprawdź, czy narzędzie oferuje Ci dostęp do raportów lub statystyk – jest to szczególnie istotne, jeśli organizujesz cykliczne wydarzenia.
Zawsze przetestuj platformę, by nie dać się zaskoczyć podczas eventu. Wiele narzędzi oferuje możliwość założenia konta testowego jeszcze przed podpisaniem umowy, dzięki czemu możesz przetestować ich kilka i wybrać to, które będzie najbardziej odpowiadało Twoim potrzebom.
Miej plan – i się go trzymaj
Zaplanuj dokładnie program wydarzenia wraz z występującymi prelegentami. Umów się wcześniej z każdym prowadzącym i dokładnie omówcie przebieg wystąpień. Pokaż prelegentom krok po kroku, co będzie się działo i jak działa platforma. Ustalcie, kto będzie zajmował się moderacją, odpowiadał na pytania uczestników – i w jakiej formie to zrobi. Podczas konferencji offline organizator zawsze znajduje się w pobliżu, może podejść i pomóc z prezentacją czy komputerem. Online zazwyczaj łączymy się z prowadzącym na odległość i mamy dużo mniejszą możliwość reakcji i pomocy w ewentualnych problemach, które mogą się pojawić. Dlatego choć w wydarzeniach, które odbywają się stacjonarnie, testy często są pomijanym elementem, w wydarzeniach online to absolutny must have.
Szanuj czas swoich prelegentów i słuchaczy – postaraj się trzymać ustalonego planu i pilnuj, aby poszczególne wystąpienia były o czasie. Podczas webinarów i konferencji online zazwyczaj uczestnicy mają możliwość zadać pytania poprzez czat na końcu wystąpienia. Jeśli zgodnie z Twoim planem zarezerwowali sobie na event godzinę, a spotkanie się przeciąga, prawdopodobnie nie będą mogli obejrzeć go do końca i nie będą mieli możliwości zadania prowadzącemu pytań.
Zadbaj o tło i otoczenie, nawet jeśli nie transmitujesz swojego wydarzenia z profesjonalnego studia. Zorganizuj monitor lub telewizor, roll-up lub roślinę i nagrywaj w pozycji stojącej, dzięki temu w oczach uczestników wypadniesz bardziej profesjonalnie.
Szymon Krzysiak i Magdalena Tabor z agencji Insignia podczas webinaru Social media na stand by you. Strategie elastyczności wobec marek wyemitowanego w ramach Akademii Marketingu. Na stronie Akademii można obejrzeć nagranie z webinaru
Żeby się zapisali, najpierw muszą się dowiedzieć
Zanim ruszysz z komunikacją wydarzenia i rejestracją uczestników, zadbaj o merytoryczny i zgodny z prawdą opis. Jeśli organizujesz krótką formę spotkania, jak 40-minutowy webinar, wystarczy zwięzły opis z wyszczególnieniem najważniejszych elementów spotkania, na przykład taki:
Jeśli organizujesz spotkanie o charakterze edukacyjnym, biznesowym, równie istotne jest, kto wystąpi. Eksperci znani i cenieni w danej branży na pewno przyciągną ludzi na Twoje wydarzenie i podniosą jego prestiż.
Wybierz miejsce, gdzie będziesz komunikować swoje wydarzenie. To może być strona, podstrona, landing page stworzony specjalnie na potrzeby wydarzenia lub wydarzenie na Facebooku. Stwórz key visual, który wyróżni Twoje wydarzenie pośród innych.
Wybierz kanał dotarcia do uczestników. Jeśli masz swoją bazę w postaci listy mailingowej, kanału w social media, jest to pierwsze miejsce, od którego warto zacząć. W następnej kolejności poszukaj grup tematycznych, które skupiają Twoich odbiorców. To dobre miejsce, żeby poinformować ich o wydarzeniu. Pomocne będzie też pozyskanie patronów medialnych, którzy na ogół mają szerokie zasięgi i są świetnym kanałem komunikacji w wielu branżach oraz partnerów, zwłaszcza tych dużych i znanych w branży.
Kolejnym krokiem jest płatna reklama w social media lub Google Ads.
I wreszcie: zadbaj o dodatkowy content, który Cię wyróżni. Poza merytorycznym opisem warto nagrać chociażby zapowiedź, w której to sam prelegent śpiewająco zaprosi na wydarzenie. Możesz też przygotować dla uczestników e-book czy test wiedzy.
Content uzupełniający opis wydarzeń na stronie Akademii Marketingu
Wydarzenia online to także świetna okazja do powiększania swojej bazy kontaktów. Narzędzia do obsługi wydarzeń przez internet będą tu dodatkowo pomocne. Warto poświęcić trochę więcej czasu i przemyśleć zawarte w formularzu rejestracji treści, tak aby można było skorzystać z kontaktów w przyszłości do naszych celów biznesowych lub przy organizacji kolejnych wydarzeń. Pamiętaj o wszystkich niezbędnych zgodach w formularzu i zamieszczeniu informacji o przetwarzaniu danych osobowych.
Już się zapisali. Co zrobić, żeby przyszli?
Konwersja podczas wydarzeń online, zwłaszcza tych bezpłatnych, to zmora każdego organizatora. Zadbaj zatem, żeby uczestnicy nie przegapili Twojego wydarzenia w natłoku innych obowiązków. Jeśli na Twoje wydarzenie obowiązuje rejestracja, będzie Ci łatwiej, ponieważ uczestnik, rejestrując się, zostawia Ci swoje dane kontaktowe – przykładowo mail lub telefon. Dzięki temu możesz wysłać mu przypomnienia mailowe z możliwością dodania wydarzenia do jego własnego kalendarza.
Najlepiej, jeśli wyślesz więcej niż jedno przypomnienie. Wtedy prawdopodobieństwo, że mail umknął, jest mniejsze. Jeśli masz numer telefonu do uczestników, możesz im wysłać sms lub jeszcze lepiej – zadzwonić do nich. Na pewno to docenią. Jednak pamiętaj, że jest to dobra opcja, kiedy organizujesz spotkanie dla małej grupy.
Możesz również przygotować dla uczestników swojego wydarzenia dodatkowy content – jako zachętę do uczestnictwa. Niech przyjmie postać e-booka lub raportu, dedykowanego kodu promocyjnego, który zapisani otrzymają, tylko jeśli przyjdą.
Nie zapomnij o feedbacku po wydarzeniu
Bardzo często wysiłki i troska o uczestnika kończą się na dniu wydarzenia, a potem następuje cisza. A tymczasem Twoi uczestnicy mogą Ci dostarczyć wielu cennych informacji w postaci opinii o wydarzeniu czy produkcie, który prezentujesz. Dlatego poproś ich o ocenę.
Możesz to zrobić za pomocą prostej oceny poziomu zadowolenia, którą oferuje wiele platform. Możesz też przygotować spersonalizowaną ankietę, którą rozbudujesz o szczegółowe pytania. Z jednej strony uzyskasz cenny feedback, dowiesz się, co podobało się uczestnikom, a nad czym należy popracować. Z drugiej – jest to świetna okazja do pozyskania większej ilości informacji o uczestniku. Już się poznaliście, był na Twoim wydarzeniu, w związku z czym będzie bardziej skłonny do większej otwartości i może chętniej zdradzi Ci swoje stanowisko w pracy, zainteresowania, lokalizację czy inne informacje, które są istotne z punktu widzenia Twojego biznesu. Pamiętaj, że to jedyna tego typu okazja, ponieważ w przerwie konferencji online nie będziecie mieli okazji spotkać się kuluarach na kawę.
Dylematy organizacyjne, czyli garść tipów na koniec
Czas
Organizatorzy często zastanawiają się, jaki dzień i jaką porę wybrać na swoje wydarzenie.
Jeśli jest to spotkanie biznesowe, najpewniej odbędzie się w godzinach przedpołudniowych – od poniedziałku do piątku. Wydarzenie rozrywkowe lub lifestylowe – wieczorami lub w weekend.
Nie ma tu złotego środka. Jeśli organizujesz cykliczne wydarzenia, najlepiej przetestuj różne dni i pory. Jeśli to jednorazowa konferencja online, dobrym posunięciem będzie zapytać samych zainteresowanych uczestników poprzez podesłanie im krótkiej ankiety.
Nagrywanie
Czy zorganizować live dostępny tylko dla uczestników w czasie rzeczywistym i udostępniać później nagranie? Jest wielu zwolenników jednej i drugiej formy. Live z pewnością podnosi konwersję wydarzenia i daje mu unikatowość oraz możliwość interakcji z prowadzącym, zadawania pytań, burzy mózgów. Nagranie z kolei daje możliwość zebrania leadów również od uczestników, którzy się nie pojawili, ale potencjalnie byli zainteresowani tematem. Daje nam również materiał promocyjny, który możemy wykorzystać w przyszłości.
PS Na stronie Akademii Marketingu znajdziesz najnowsze wydarzenia online:
